6 najlepszych systemów do obsługi kancelarii – porównanie funkcji, cen i opinii

Jeszcze kilkanaście lat temu wiele kancelarii radziło sobie, korzystając z Excela, papierowych teczek i poczty e-mail jako głównego narzędzia komunikacji.

Dziś to już nie wystarcza. Rynek usług prawnych staje się coraz bardziej konkurencyjny, klienci oczekują szybkich odpowiedzi, przejrzystej komunikacji i poczucia, że ich sprawa jest „pod kontrolą” — a to trudno osiągnąć bez odpowiednich narzędzi.

Nowoczesne systemy do obsługi kancelarii pozwalają na bieżąco monitorować postępy w sprawach, przypominać o terminach, automatycznie generować dokumenty i faktury, a także przechowywać całą historię kontaktu z klientem w jednym miejscu. To nie tylko usprawnia pracę zespołu, ale też poprawia doświadczenie klienta, co wprost przekłada się na marketing prawniczy i budowanie marki.

Takie systemy stają się nieocenionym wsparciem w codziennym funkcjonowaniu kancelarii, ponieważ:

• centralizują wszystkie informacje o sprawach i klientach,

• ułatwiają rozliczenia i kontrolę nad finansami,

• pozwalają delegować zadania i śledzić ich realizację,

• integrują się z kalendarzami i pocztą,

• zwiększają bezpieczeństwo danych.

„Jeśli masz powyżej 30 aktywnych spraw, Excel staje się narzędziem do gaszenia pożarów, nie do wzrostu.”

Co znajdziesz w tym artykule?

• Porównanie sześciu popularnych systemów do obsługi kancelarii (LegallyCRM, LegalDesk, LegiTask, Amberlo, PracticePanther, Clio).

• Dla każdego systemu: krótki opis, rekomendacja dla kogo jest najbardziej przydatny, szczegółowe koszty, plusy i minusy, przykładowe opinie.

• Podsumowującą tabelę porównawczą najważniejszych cech.

Jak porównywałem systemy — metodologia

Na rynku dostępnych jest kilkadziesiąt rozwiązań, które można określić jako „oprogramowanie do obsługi kancelarii”. Różnią się one zakresem funkcji, sposobem licencjonowania, poziomem integracji z innymi narzędziami oraz podejściem do bezpieczeństwa danych. Aby ułatwić Ci wybór, przyjąłem spójny zestaw kryteriów, które pozwalają ocenić, czy dany system pasuje do realnych potrzeb kancelarii — od jednoosobowej praktyki po rozbudowany zespół.

W analizie zwracałem szczególną uwagę na:

• Sprawy i klienci – jak system umożliwia prowadzenie spraw, gromadzenie dokumentacji, historii kontaktu i pełnomocnictw.

• Czas i fakturowanie – w jaki sposób rejestrowany jest czas pracy i jakie są opcje rozliczeń (ryczałt, stawka godzinowa, success fee).

• Integracje i ekosystem – czy narzędzie współpracuje z kalendarzami, pocztą, LEX, PISP oraz innymi aplikacjami używanymi w kancelariach.

• Bezpieczeństwo i chmura – standardy ochrony danych, szyfrowanie, backupy i możliwość instalacji lokalnej.

• Wdrożenie i wsparcie – dostępność szkoleń, pomocy technicznej, importu danych i dokumentacji.

• Koszty i modele licencjonowania – przejrzystość cennika, dostępne plany, ukryte opłaty.

„System wybieramy do procesu, a nie proces do systemu. Najpierw określ, jak pracuje Twoja kancelaria, a dopiero potem dopasuj narzędzie.”

1. LegallyCRM (Polska)

LegallyCRM to polski system klasy CRM, stworzony specjalnie z myślą o kancelariach prawnych, w tym odszkodowawczych, windykacyjnych i ogólnych. Łączy w jednym narzędziu obsługę klientów, prowadzenie spraw, obieg dokumentów, zarządzanie korespondencją, rejestrowanie czasu pracy oraz fakturowanie. Dzięki integracjom z pocztą e-mail, SMS i kalendarzem Google pozwala na automatyzację codziennych zadań – np. wysyłanie przypomnień o terminach rozpraw czy statusach spraw. System umożliwia również generowanie raportów rentowności, co pozwala w prosty sposób sprawdzić, które sprawy i klienci przynoszą największy zysk. Dostępny jest w dwóch wersjach: chmurowej (na serwerach dostawcy) lub on-premise (instalacja lokalna w kancelarii), co daje pełną kontrolę nad danymi.

Dla kogo?
Dla małych i średnich kancelarii w Polsce, które potrzebują kompleksowego narzędzia w języku polskim, rozliczanego w złotówkach, z pełną kontrolą nad bezpieczeństwem danych. Świetnie sprawdzi się w kancelariach, gdzie istotna jest wysoka liczba spraw prowadzonych jednocześnie i konieczność ich bieżącej kontroli.

Koszty (PLN, netto / użytkownik / miesiąc)

• Basic – 99 zł

• Premium – 199 zł
  Rabat przy płatności rocznej: −10% (Basic – 1069,20 zł/rok, Premium – 2149,20 zł/rok)
  Dodatkowe usługi: szkolenia online – 200 zł/h, stacjonarne – 300 zł/h.

Plusy

• Kompletny zestaw funkcji w obu planach – brak „okrojonych” wersji

• Możliwość wyboru hostingu w chmurze lub on-premise

• Przejrzysty cennik w PLN i jawne stawki szkoleń

• Integracje z e-mail, SMS i kalendarzem Google

• Raporty rentowności i alerty czasu pracy

Minusy

• Mniejsza liczba integracji z globalnymi narzędziami w porównaniu do rozwiązań międzynarodowych

• Brak publicznego API dla zewnętrznych deweloperów

Opinie
Właściciele kancelarii chwalą LegallyCRM za elastyczność, prostotę wdrożenia i realny wpływ na usprawnienie pracy. Jak powiedział jeden z użytkowników: „Proces pracy nad sprawami i komunikacja jest rewelacyjna”. W recenzjach podkreśla się również, że system dobrze „skaluje się” wraz ze wzrostem liczby klientów i pracowników.

2. LegalDesk (Wolters Kluwer, Polska)

LegalDesk to chmurowa aplikacja stworzona przez Wolters Kluwer we współpracy z Krajową Radą Radców Prawnych. Jej największą przewagą jest głęboka integracja z polskim ekosystemem prawnym – w tym z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych (PISP), systemem LEX oraz bazą GUS. Umożliwia prowadzenie spraw, kontaktów, zadań i kalendarzy, rejestrowanie czasu pracy oraz przechowywanie i edytowanie dokumentów bezpośrednio w przeglądarce. W wyższych planach oferuje także moduł finansów, rejestr korespondencji, integrację z Outlookiem i edytorem MS Word, a także eksport danych w formacie OData do narzędzi BI. Dzięki pracy w chmurze dostęp do danych możliwy jest z dowolnego miejsca i urządzenia, z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa.

Dla kogo?
Dla kancelarii radcowskich i adwokackich w Polsce, które często korzystają z PISP i LEX, a także potrzebują wygodnego narzędzia do pracy zespołowej z dokumentami i kalendarzami. Idealny wybór dla tych, którzy cenią integrację z krajowymi systemami prawnymi i stabilne wsparcie dużego wydawcy.

Koszty (PLN, netto / użytkownik / miesiąc)

• Start – 77 zł: podstawowe funkcje (sprawy, kontakty, zadania, kalendarz, dokumenty, Kanban, rejestr czasu).

• Grow – 154 zł: dodatkowo moduł finansów, rejestr korespondencji, integracja PISP i LEX, integracja z Google Calendar.

• Expand – 220 zł: rozszerzona integracja z Outlook/MS Word, eksport danych OData, obsługa wielu walut.

Plusy

• Integracja z PISP, LEX i GUS

• Przejrzysty podział funkcji w planach

• Wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki infrastrukturze chmurowej

• Wsparcie dużego i stabilnego dostawcy

Minusy

• Moduł finansów dostępny dopiero od planu Grow

• Mniej integracji z globalnymi narzędziami niż u międzynarodowych systemów

Opinie
Użytkownicy chwalą przede wszystkim wygodę integracji z PISP, która pozwala „jednym kliknięciem” przejść z powiadomienia o nowym piśmie do jego treści. W oficjalnych materiałach WK podkreślana jest również intuicyjność i możliwość pracy w pełni zdalnej.

3. LegiTask (Polska)

LegiTask to polski system do zarządzania kancelarią, opracowany we współpracy z prawnikami i specjalistami od zarządzania biznesem prawnym. Wyróżnia się prostym, intuicyjnym interfejsem oraz modułami obejmującymi prowadzenie spraw, ewidencję dokumentów, kalendarz z terminami, rejestr czynności oraz rozliczenia. Twórcy postawili na minimalizm i przejrzystość – dzięki czemu narzędzie nie przytłacza nadmiarem funkcji, a jednocześnie spełnia najważniejsze potrzeby operacyjne. LegiTask działa w chmurze, więc zapewnia dostęp do danych z dowolnego urządzenia, a dane przechowywane są zgodnie z wymogami RODO.

Dla kogo?
Dla kancelarii, które szukają prostego w obsłudze narzędzia, pozwalającego szybko przejść z tradycyjnego modelu pracy na cyfrowy, bez konieczności długiego wdrożenia. Sprawdzi się zarówno w małych zespołach, jak i w większych kancelariach, które nie potrzebują bardzo rozbudowanych integracji.

Koszty (PLN, netto / użytkownik / miesiąc)
Brak oficjalnego cennika na stronie – producent przygotowuje ofertę indywidualnie po prezentacji systemu.

Plusy

• Intuicyjny interfejs

• Prosta struktura modułów

• Współtworzony z praktykami prawa

• Dostęp z dowolnego urządzenia

Minusy

• Brak transparentnego cennika

• Mniej rozbudowanych funkcji niż u globalnych systemów

Opinie
Użytkownicy zwracają uwagę na prostotę i krótki czas potrzebny na naukę obsługi. System bywa chwalony jako „rozwiązanie, które po prostu działa” bez nadmiaru zbędnych opcji.

4. Amberlo (Litwa / Polska)

Amberlo to chmurowe oprogramowanie dla kancelarii, które łączy zarządzanie sprawami, klientami, dokumentami, czasem pracy i fakturowaniem w jednym miejscu. Umożliwia tworzenie harmonogramów, prowadzenie rejestru korespondencji, rozliczanie kosztów oraz przechowywanie dokumentów w bezpiecznej chmurze. Posiada aplikację mobilną, co pozwala pracować z dowolnego miejsca, oraz rozbudowany system raportowania. Amberlo oferuje integracje z kalendarzami Google i Outlook, a także z systemami płatności.

Dla kogo?
Dla freelancerów, małych i średnich kancelarii, które szukają kompleksowego, a jednocześnie elastycznego rozwiązania w modelu chmurowym. Sprawdzi się również w zespołach rozproszonych, gdzie mobilny dostęp do spraw jest kluczowy.

Koszty (PLN, netto / użytkownik / miesiąc)

• Darmowy plan: do 50 spraw i 50 MB dokumentów

• Płatny plan: cena ustalana indywidualnie, onboarding 299 zł jednorazowo

• Szkolenia: 200 zł/h

• Dodatkowe opłaty: 50 zł za manualne płatności

Plusy

• Dostępny darmowy plan dla małych kancelarii

• Pełna mobilność i chmura

• Rozbudowane funkcje raportowania

• Integracje z popularnymi kalendarzami

Minusy

• Ograniczenia darmowej wersji (limit spraw i dokumentów)

• Dodatkowe opłaty za onboarding i manualne płatności

Opinie
W recenzjach użytkownicy chwalą Amberlo za „czytelny interfejs i intuicyjną obsługę” oraz możliwość szybkiego dostępu do dokumentów i spraw w terenie.

5. PracticePanther (USA)

PracticePanther to amerykański system do zarządzania kancelarią prawną, oferujący szeroki zakres funkcji: od prowadzenia spraw i kontaktów, przez rejestrację czasu i fakturowanie, po zarządzanie dokumentami, integracje z systemami księgowymi (QuickBooks, Xero) oraz komunikację z klientami przez portal online. System wspiera automatyzację zadań, generowanie pism, a także umożliwia przyjmowanie płatności online. Dostępny jest w modelu chmurowym z aplikacją mobilną.

Dla kogo?
Dla kancelarii każdej wielkości, szczególnie tych, które prowadzą zróżnicowane sprawy (np. rodzinne, korporacyjne, karne) i chcą zintegrować obsługę prawną z systemem księgowym.

Koszty (USD, netto / użytkownik / miesiąc)

• Solo: 49 USD (rocznie) lub 59 USD (miesięcznie)

• Essential: 69 USD (rocznie) lub 79 USD (miesięcznie)

• Business: 89 USD (rocznie i miesięcznie)
  Istnieje także darmowa wersja dla pojedynczego prawnika obsługującego maksymalnie 3 klientów.

Plusy

• Bogaty zestaw funkcji

• Integracje z popularnymi narzędziami (QuickBooks, Gmail, kalendarze)

• Portal klienta

• Automatyzacja procesów

Minusy

• Wyższy koszt dla większych zespołów

• Ograniczenia aplikacji mobilnej w porównaniu do wersji desktopowej

Opinie
Recenzje podkreślają intuicyjny interfejs, sprawne wsparcie techniczne i możliwość dostosowania systemu do różnych obszarów praktyki.

6. Clio (Kanada / globalny)

Clio to jeden z najbardziej rozpoznawalnych systemów dla prawników na świecie. Oferuje pełen pakiet narzędzi: CRM, zarządzanie sprawami, dokumentami, czasem pracy, fakturowaniem, płatnościami online, raportowaniem oraz portalem klienta. Wyróżnia się rozbudowanymi integracjami (ponad 200 aplikacji), w tym z Office 365, Google Workspace, Dropbox i narzędziami księgowymi. Clio rozwija także własne rozwiązania AI, np. Clio Duo, wspierające automatyzację pracy.

Dla kogo?
Dla kancelarii każdej wielkości, które stawiają na nowoczesne technologie, integracje z innymi narzędziami i możliwość pracy w międzynarodowym środowisku.

Koszty (USD, netto / użytkownik / miesiąc)

• EasyStart: od 39–49 USD

• Essentials: od 69 USD

• Advanced: od 99 USD

• Complete: do 149 USD

Plusy

• Bardzo szeroka funkcjonalność

• Ponad 200 integracji

• Rozbudowane funkcje AI

• Silna pozycja rynkowa i ciągły rozwój

Minusy

• Wyższe koszty w porównaniu do systemów krajowych

• Bardziej rozbudowany interfejs – wymaga czasu na naukę

Opinie
Użytkownicy chwalą Clio za stabilność, bogaty ekosystem integracji i rozwój nowych funkcji. Najczęściej powtarzany minus to cena, która rośnie wraz z liczbą użytkowników.

Tabela porównawcza systemów dla kancelarii

Poniżej znajdziesz zestawienie sześciu popularnych systemów do obsługi kancelarii prawnych – zarówno polskich, jak i zagranicznych. W tabeli ujęliśmy kluczowe informacje: grupę docelową, orientacyjne koszty, główne zalety i potencjalne wady każdego rozwiązania. To skrót całego artykułu, który pozwoli Ci szybko porównać funkcje i wybrać narzędzie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej kancelarii.

Podsumowanie

System do obsługi kancelarii to dziś nie „dodatek” dla technologicznych entuzjastów, ale realne narzędzie zwiększające produktywność, bezpieczeństwo i przewagę konkurencyjną. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od tego, jak pracujesz teraz i jak chcesz pracować w przyszłości.

Polskie systemy, takie jak LegallyCRM czy LegalDesk, wygrywają integracjami z lokalnymi bazami i dopasowaniem do naszych realiów. Rozwiązania globalne – PracticePanther i Clio – dają przewagę w skalowalności i liczbie integracji, ale często za wyższą cenę. Z kolei LegiTask i Amberlo to propozycje dla tych, którzy stawiają na prostotę lub korzystny próg wejścia.

„Najgorszy system to ten, którego zespół nie używa. Dlatego najpierw zmapuj swoje procesy, a dopiero potem dopasuj narzędzie – wtedy inwestycja się zwróci.”

Jeśli ten artykuł pomógł Ci uporządkować temat, podziel się nim z prawnikiem, wspólnikiem albo znajomą kancelarią. Możesz wysłać go e-mailem, wrzucić na LinkedIn albo po prostu skomentować, który system Twoim zdaniem najlepiej sprawdza się w polskich realiach.